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档案管理制度
发布日期:2014-06-11浏览次数:字号:[ ]

  档案工作是校学生会工作连续性,有序性的有力保障。为实现工作的正规化,提高工作效率和工作质量,特制定此项制度:

  一、总则: 

  (一)人事档案:

  1、学生会成员信息库,由学生会办公室定期更新;

  2、学生会各部门成员(包括未入选者)简历,每学期开学初更新;

  3、学生会干部竞选演讲稿,干部辞职报告;

  4、学生会成员档案数据库,记录校学生会各成员基本信息、各项考核成绩及评

  优结果,及各成员在校期间所获各项荣誉。

  (二)工作档案:

  1、学生会各部门各学期工作计划;

  2、学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份,包括活动申请、活动开展、活动总结,并附活动图片资料。

  (三)文件档案:

  1、上级组织发布的工作文件及通知;

  2、上级组织对工作、活动的批示;

  3、学生会内部文件及各项管理制度等文献材料;

  (四)会议记录:

  1、学生会全体成员会议记录;

  2、部长会议记录;

  3、部门例会记录;

  (五)出版物档案:

  由学生会订阅和编印的各种刊物、资料、论文集等。

  二、实施细则

  (一)静态管理条例

  第一条 学生会档案由学生会办公室进行管理并保存于学生会办公室档案。

  第二条 学生会档案属内部资料,不经允许,不得私自交于外界传阅

  第三条 对于重要文件和有保密性质的文件需做好保密工作,未经主席团许可,不得借阅。

  第四条 定期检查各项文件,如有遗失或缺少应立即向主席团报告,事故责任人视情节轻重给予处罚。

  第五条 借阅档案必须经过主席团同意,否则不得借阅,未经批准直接借阅者及当时办公室值班人员视情节轻重给予处罚。借阅时需注册登记:姓名,联系方式,借阅内容,借阅时间及归还日期。

  第六条 学生会的档案由主席团和办公室决定其使用和公布,不经上述机构负责人同意,任何组织无权使用档案信息。

   

  (一)动态管理条例

  第一条 学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份,包括活动申请、活动开展、活动总结,获奖者名单,活动照片等资料,并及时上交学生会办公室用于存档。

  第二条 学生会办公室应该及时收取并更新院学生会各项档案,包括人事档案、工作档案、文件档案、会议档案、出版物档案并存放于学生会办公室,整理资料时按照档案的生成年份及文件类别进行分类整理,合理放置,使所有文件系统化,以方便借阅及管理。

   

  三、附则:

  各部门应积极配合档案管理部门的工作,以使我院学生委员会档案管理工作井然有序的进行。




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